Nog te vroeg om je in te schrijven in het aankoopregister van de gemeente Helmond

Tijdens het debat over de begroting 2024 presenteerde de fractie van Helder Helmond de motie ‘Beheersbaarheid en transparantie van de overheidsuitgaven’. Met het verzoek om voor de gemeente Helmond een openbaar aankoopregister op te zetten, naar voorbeeld van de provincie Noord-Brabant. En update dit register ieder half jaar en publiceer het op de gemeentelijke website. Volgens het college van burgemeester en wethouders komt de implementatie van genoemde registratie echter te snel, omdat de randvoorwaarden voor de voorbereiding ervan (nog) ontbreken.

Volgens Helder Helmond draagt ​​een dergelijke registratie onder meer bij aan een grotere transparantie en controleerbaarheid van de overheidsuitgaven. De gemeenteraad keurde de motie goed, waarna zij ging onderzoeken of de gemeente in staat is zo’n register efficiënt in te richten.

‘Bestellingregistratie’

De gemeente heeft een verkenning uitgevoerd om te bepalen of de randvoorwaarden aanwezig zijn om een ​​inkoopregister op te stellen. Daarnaast is er contact opgenomen met de provincie Noord-Brabant over de wijze waarop zij de totstandkoming van het register vormgeeft. En welke voorwaarden heb je daarvoor gesteld. Uit dit contact blijkt dat de provincie halfjaarlijks een overzicht publiceert van de geplaatste bestellingen. De orderdatum, naam van de leverancier, een beschrijving van de orderregel en de orderwaarde worden weergegeven. Daarom is de term ‘bestelrecord’ geschikter dan de term ‘aankooprecord’. Het probleem is dat een orderlogboek alleen transparantie biedt als het om bestellingen gaat. Het zegt weinig meer over de daadwerkelijke aankopen. De registratie van de provincie Noord-Brabant werd in de tweede helft van 2023 door 57 unieke gebruikers geraadpleegd.

Ontbrekende randvoorwaarden

De Provincie Noord-Brabant beschikt over de randvoorwaarden, zowel technisch als procedureel, voor het opstellen van een register(van besluiten), zo blijkt uit contacten met de provincie. Maar deze randvoorwaarden zijn onvoldoende aanwezig in het huidige financiële beheer van de gemeente Helmond. De gemeente registreert bijvoorbeeld niet voor alle uitgaven een verplichting of een beschikking. En er wordt ook geen productcategorie gespecificeerd. Het is dus niet mogelijk om een ​​dergelijk register op dezelfde manier samen te stellen als de Provincie Noord-Brabant.

Er is momenteel geen registratie.

Daarom heeft de gemeente besloten dit record voorlopig niet te publiceren. “Wij steunen het voornemen om een ​​inkoopregister te publiceren. Momenteel zien wij echter een aantal nadelen en praktische onmogelijkheden bij het opstellen en publiceren van een dergelijk register”, stelt het gemeentebestuur.

Uitgebreid onderzoek

Volgens de gemeente heeft het publiceren van een inkoopregister, dat meer informatie geeft over daadwerkelijke aankopen, meer toegevoegde waarde voor de gemeente dan het publiceren van een bestelregister. “Door het publiceren van een aankoopbewijs zijn we volledig transparant over wat we kopen. En de beheersbaarheid van onze uitgaven neemt toe. Zo kunnen we de intentie van de motie beter ontwikkelen. Daarom zijn we van plan om in de toekomst verder te onderzoeken wat er nodig is om een ​​aankooprecord op te stellen en te publiceren. En hoe en binnen welk tijdsbestek we dit kunnen oplossen.”

Instellingen

Om een ​​aankoopregister op te stellen, moet de gemeente systemen en procedures aanpassen. Wanneer de noodzakelijke aanpassingen gedaan kunnen worden, hangt onder meer af van wat er nodig is om deze te realiseren. “Dit zal tijd vergen, minstens een jaar en mogelijk meerdere jaren”, stelt de raad. “Wij nemen contact op met uw gemeente zodra er zicht is op een eerste publicatie.”