Ambtenaren Lelystad tevreden over vertrouwelijkheidspraktijk

De gemeente Lelystad is tevreden over de eigen vertrouwelijkheidspraktijk, maar scoort op onderdelen voldoende. Slechts aan drie van de tien eisen uit het rapport & Van de Laar, in opdracht van de Rekenkamer Lelystad, wordt voldaan.

Transparantie is van groot belang voor het functioneren van de (lokale) democratie, maar soms botst het streven naar transparantie met de behoefte aan geheimhouding. Bestuursleden beschouwen bijvoorbeeld volledige openbaarmaking soms als een obstakel voor het goed uitoefenen van hun werk.

& Van de Laar onderzochten de invloed van de recente Open Overheidswet (Woo) op het lokale bestuur van Lelystad, met als doel de balans tussen publiciteit en geheimhouding te evalueren en de lokale democratie te versterken.

Het bureau onderzocht het vertrouwelijkheidsbeleid in de gemeente, waarbij aandacht werd besteed aan de impact op de kwaliteit van het bestuur. Verder stond de vraag centraal welke lessen kunnen worden getrokken uit de periode 2018-2022 voor de implementatie van de huidige geactualiseerde normen.

Het rapport identificeert patronen in geheimhouding, zoals het volledig geheim verklaren van documenten in plaats van delen ervan, zonder adequate kwalitatieve redenering. Er zijn zorgen over de onbepaalde vertrouwelijkheid, het ontbreken van een centraal register en het gebrek aan duidelijkheid bij het gebruik van de termen “vertrouwelijk” en “geheim”, met incidentele informatielekken.

Het adviesbureau wijst erop dat er in de periode 2018-2022 326 keer geheimhouding is opgelegd, met onzekerheid over de beëindiging ervan. Ondanks de kritiek blijven de opvattingen onder ambtenaren, het bestuur en de raad optimistisch, terwijl de praktijk rebels is.

Uit de steekproeven blijkt dat in een kwart van de dossiers geen wettelijke basis voor vertrouwelijkheid wordt genoemd en in ruim de helft de vereiste belangenafweging ontbreekt. De kritiek richt zich op het ontbreken van een register, het gebrek aan motivatie en het gebrek aan publiciteit van het beleid.

Soortgelijke problemen met vertrouwelijkheid zijn waargenomen in andere gemeenten, zoals Zevenaar en Ermelo. De conclusie is dat het geen gebrek aan wil is, maar een gebrek aan kennis.

Aanbevelingen zijn bijvoorbeeld een vierjarige leercyclus over vertrouwelijkheid voor de gemeenteraad en een jaarlijkse workshop voor ambtenaren.

De raad wordt aangemoedigd voorstellen in te dienen om de vertrouwelijkheid te verbeteren, het proces te stroomlijnen en een register van vertrouwelijke documenten op te zetten. Naar aanleiding van de bevindingen onderkent de raad de kwetsbaarheid en zal meewerken aan de implementatie van de aanbevelingen.