Raadsleden beschouwen geheime documenten als ‘voor de hand liggend’

Raadsleden beschouwen de keuze om documenten vertrouwelijk te houden vaak als een ‘no-brainer’. Dat concludeert de rekenkamer van de gemeente Lelystad in een deze week te verschijnen rapport. De rekenkamer vond geen aanwijzingen voor ‘opzettelijk misbruik’ of willekeur.

Gebrek aan argumentatie

De rekenkamer heeft een aantal patronen op het gebied van vertrouwelijkheid gesignaleerd. Zo wordt normaal gesproken geheimhouding opgelegd aan hele documenten en niet aan delen ervan, terwijl de wet voorschrijft dat zo min mogelijk informatie geheim moet worden gehouden. De reden hiervoor zijn praktische argumenten, terwijl een ‘kwalitatief argument’ ten gunste van vertrouwelijkheid vaak ontbreekt.

Bovendien worden documenten vaak voor onbepaalde tijd geheim verklaard, bestaat er geen centrale visie op geheime documenten en is het argument voor geheimhouding vaak ‘niet op zijn plaats’. Ook maakt de rekenkamer zich zorgen over de termen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’, die de gemeente door elkaar gebruikt en er soms bewust of onbewust informatie uitlekt.

Geen registratie

Het was voor de audit niet eenvoudig om te ontdekken welke documenten geheim zijn verklaard. In Lelystad zijn geen documenten van vertrouwelijke documenten aanwezig, dus de enige gedeeltelijke inzage in de geheime documenten was gebaseerd op een eerder verzoek van Wob.

Uit het onderzoek blijkt dat in de periode 2018 tot en met 2022 aan maar liefst 326 documenten geheimhouding is opgelegd. “Het is niet precies duidelijk in hoeveel gevallen deze geheimhouding uiteindelijk werd opgeheven.”

roze afbeelding

Ondanks alle opmerkingen van de rekenkamer is het beeld dat ambtenaren, het gemeentebestuur en het gemeentebestuur hebben van de vertrouwelijkheidspraktijk optimistisch. “De indruk bestaat dat dit een voorzichtige houding is bij het afdwingen van de vertrouwelijkheid”, schrijft de rekenkamer.

De praktijk is rebels. Uit de in het rapport opgenomen steekproef van vijftien dossiers blijkt dat in een kwart van de dossiers geen Wob (nu Woo) reden voor het opleggen van geheimhouding is opgenomen. Dit is verplicht. In ruim de helft van de gevallen ontbreekt de voorgeschreven expliciete belangenafweging tussen reclame en de belangen die zich daartegen verzetten. Dit betekent dat het onmogelijk is om achteraf te beoordelen of een stuk op de juiste manier geheim werd gehouden.

Mislukking

De rekenkamer beoordeelde het beleid van de gemeente Lelystad op tien punten, waaronder openheid, transparantie en naleving van de nationale wet- en regelgeving. Het beleid voldoet op slechts drie van de tien punten volledig aan het regelgevingskader. Een belangrijk punt van kritiek is, naast het ontbreken van een registratie en het ontbreken van motivatie, dat het gemeentelijk beleid op het gebied van vertrouwelijkheid niet openbaar is. Dit maakt het ook lastig om te controleren of de gemeente haar (eigen) regels respecteert.

Lelystad is niet de enige gemeente die strijdt tegen geheimhouding. Zo kreeg de gemeente Zevenaar eerder een klap in het gezicht van de rechter, nadat een onderzoekscommissie van het gemeentebestuur haar documenten maar liefst 75 jaar geheimhouding oplegde. Eind vorig jaar trok ook de gemeente Ermelo zich terug. De stentor Hij hekelde het feit dat de gemeente herhaaldelijk vergaderde zonder de agenda te publiceren.

Kennis vergaren

Uit het onderzoek blijkt dat er niet zozeer sprake is van terughoudendheid bij gemeenten en ambtenaren, maar dat er vooral op kennisgebied nog ruimte voor verbetering is. Volgens de rekenkamer moet de gemeente Lelystad een ‘vierjarige leercyclus’ creëren over vertrouwelijkheid in de gemeenteraad en een ‘jaarlijkse workshop’ voor ambtenaren.

De raad hoeft niet terug naar school te gaan, maar moet wel beter zijn best doen: hij moet de voorstellen van de raad over vertrouwelijkheid ‘verbeteren’, het proces ‘stroomlijnen’ en een register van vertrouwelijke documenten opzetten. In reactie hierop zei de gemeente Lelystad dat zij de bevinding dat de vertrouwelijkheidspraktijk “kwetsbaar” is “verontrustend” vindt. De raad zal meewerken aan de uitvoering van de aanbevelingen van de rekenkamer.