Naast kilometers vertraging is er ook sprake van een lek in de archieven van de gemeente Enschede: ‘Dit speelt al jaren’

Tijdens een rondgang door de gemeentelijke archieven werden wethouders onlangs op de lekkage geattendeerd. “Blijkbaar speelt dit al jaren”, zegt Bart Peeters Weem (GroenLinks) maandagmiddag tijdens het wekelijkse vragenuurtje van de gemeenteraad. Namens de VVD en het CDA wil hij weten wanneer de problemen opgelost zijn. “Papier kan beschimmelen en daardoor verloren gaan.”

‘Niets beschadigd’

Volgens wethouder Jeroen Diepemaat wordt er hard gewerkt om het lek op te lossen. “Het makelaarskantoor is in gesprek met meerdere instanties”, reageert hij op de vragen van de gemeenteraad. Twee verborgen afvoeren in de archiefruimte zijn al afgesloten. “Het is goed om te melden dat het lek geen archiefmateriaal heeft beschadigd. De grootste uitdaging is het op peil houden van de luchtvochtigheid. Dit wordt momenteel bereikt met noodmaatregelen.”

Complexe situatie

GroenLinks-fractieleider Peeters Weem vraagt ​​zich hardop af hoe meerdere waterafvoerbuizen (nog) door het stadsarchief kunnen gaan. Het is wettelijk verplicht dat zo’n belangrijke ruimte wordt beschermd tegen grondwater, afvalwater en regenwater. In Enschede is het nog nooit zo geweest.

“De situatie voldoet niet aan de wettelijke eisen”, erkent de wethouder. Maar dat is niet eenvoudig op te lossen. “Het is een vrij complexe situatie. Het water uit de patio (stadhuistuin, red.) kan alleen via de kelder worden afgevoerd.” Als dat niet gebeurt ontstaat er volgens Diepemaat een soort ‘aquarium’, vooral als er, zoals nu gebeurt, in korte tijd veel regenwater valt. Hij zegt dat er wordt nagedacht over een oplossing.

Lange vertragingen

De aanwezigheid van rioolbuizen is niet de enige reden waarom stadsregistraties niet aan de wettelijke eisen voldoen. Uit een onlangs verschenen inspectierapport blijkt dat dossiers in ieder geval tot vorig jaar werden bewaard in kasten die niet brandwerend waren. Ook ontbreekt er een systeem waarin digitale documenten veilig en permanent worden opgeslagen, het zogenaamde E-depot.

Daarnaast is er sprake van grote vertraging bij de selectie en verwerking (en mogelijk vernietiging) van archiefdocumenten. Er liggen nog 1,3 kilometer aan papieren dossiers en 6 miljoen digitale documenten te wachten om goed in het archief te worden opgenomen. Er zijn simpelweg te weinig mensen beschikbaar. Het zijn tekortkomingen waar de stadsarchivaris ook al jaren aandacht voor vraagt.