PwC en EY waarschuwden TU Delft voor gokken met subsidies · Boekhouding Vanochtend

De Technische Universiteit Delft zet zich al jaren in om het beste uit alle soorten subsidiesystemen te halen, schrijft NRC. Accountants PwC en EY waren kritisch, maar vertelden onder meer dat er geen sprake was van misstanden, maar van misverstanden.

De krant verdiepte zich in stages bij de TU Delft en wees er onder meer op hoe een promovenda die haar onderzoek stopzette simpelweg haar contract hield omdat het onderzoek werd gesubsidieerd. “Zo kan de TU overhead, reisgeld en andere uitgaven uitgeven die nog in het projectbudget zitten, terwijl er verder geen onderzoek naar wordt gedaan”, zegt een oud-medewerker. In Delft worden maximale subsidies binnengehaald en volgens het NRC vertoont dit tekenen van fraude: een deel van het verkregen subsidiegeld wordt doelbewust besteed aan zaken die niets met onderzoek te maken hebben. Verschillende hogescholen hebben er jaren aan gewerkt, zo blijkt uit interne documenten. TU geeft zelf toe dat de administratie van projectsubsidies ontoereikend was, maar ontkent dat er misstanden hebben plaatsgevonden. Naar verluidt zijn de regels nu aangescherpt.

Moeilijke controle

Onderzoeksprojecten in opdracht van overheden en bedrijven hebben de TU in 2022 ongeveer € 228 miljoen opgeleverd, veel meer dan de andere drie technische universiteiten van Eindhoven, Twente en Wageningen. In 2018 ontving de TU geld via circa drieduizend onderzoeksprojecten, waarvoor 150 (subsidie)programma’s zijn aangevraagd. Dit is administratief ingewikkeld en adviseurs en accountants in het veld waarschuwden hiervoor. Veel onderzoeksprojecten werden bij oplevering niet formeel afgesloten, waardoor het mogelijk bleef gebruik te maken van een openstaand budget. Wetenschappers registreerden slordig hoeveel uren ze aan elk onderzoeksproject hadden besteed en rapporteerden soms maanden te laat, waardoor monitoring vrijwel onmogelijk werd.

Verminderde discipline

Deloitte werd ingehuurd voor advies en schreef in 2018 dat het risico bestaat dat het niet tijdig registreren van gewerkte uren kan leiden tot verlaging van de subsidies. Datzelfde jaar meldde bedrijfsaccountant PwC dat rechercheurs na afloop van het voorgaande boekjaar pas tienduizenden uren hadden geregistreerd. Een jaar later kreeg het College van Bestuur te horen dat er gemeenschappelijke problemen waren bij de controle van onderzoeksprojecten. ‘Wij spreken onze zorg uit over de afnemende discipline op het gebied van urenverantwoording en willen graag de aandacht vestigen op (het belang van) tijdige, correcte en volledige urenverantwoording.’

‘Creatief omgaan met subsidies’

Eind 2020 stuurde de opvolger, EY, een soortgelijke boodschap: projectmanagement is een ‘ernstige fout’. EY constateert onder meer dat onderzoeksprojecten niet op tijd worden afgerond en dat periodiek geld wordt overgeboekt van het ene project naar het andere, wat niet is toegestaan. Daarnaast zijn tijdelijke rekeningen geïdentificeerd waarop ruim 50 miljoen euro aan projectgelden van onduidelijke herkomst geparkeerd staat. Een hoog risico, aldus EY.

De financiële afdeling van de Technische Universiteit Delft gaat aan de slag en meldt dat “de ontvangen subsidies op sommige vlakken creatief worden besteed”. Dit resulteert in intensieve discussies met de faculteiten. Wetenschappers zetten administratieve medewerkers regelmatig onder druk om binnenkomende subsidiegelden over te maken naar een andere bestemming dan het betreffende project. Volgens één aanvraag is het primaire doel van tijdwaarneming bijvoorbeeld het ‘verkrijgen van een zo gunstig mogelijke subsidie’.

Melkkoe

Toegekende subsidies moeten volledig worden benut, ook als de werkelijke kosten van het onderzoek lager zijn. “Die potten waren gewoon een bron van inkomsten”, aldus anonieme bronnen. “Dat geld werd bijvoorbeeld gebruikt om conferenties bij te wonen of om spullen te kopen die ze nodig hadden voor iets anders.” Wetenschappers staken massaal uren in oude projecten die allang formeel waren afgerond. Volgens interne PwC-rapporten bedroeg dit in 2018 74.000 uur en in 2019 60.000. Vorig jaar bleek dat ruim € 15 miljoen werd geïnvesteerd in onterechte spraakmakende projecten. Na het afsluiten van ruim 500 projecten kwam het geld in de reserves van de universiteit terecht.

EY had kritiek op de uurafrekeningen van een groot project in 2021. Het bleek dat er meer uren werden gerapporteerd dan daadwerkelijk bestede, maar EY was uiteindelijk overtuigd en beweerde dat er sprake was van een misverstand.

Lees het volledige artikel op NRC