Hoe een ERP-platform zorgt voor slimmer projectmanagement

Het managen van projecten is een complexe uitdaging. Ruan van Jaarsveld, Senior Consultant bij Conclusion MBS, deelt drie manieren waarop een modern ERP-systeem kan bijdragen aan effectief projectmanagement en efficiënte resourceplanning.

1: Inzicht en actie

Veel organisaties hebben moeite met het in kaart brengen van de return on investment (ROI) van projecten. Dit gebrek aan kennis heeft verschillende gevolgen.

Ten eerste loop je als ondernemer het risico in een financieel onzekere situatie terecht te komen. Zonder informatie is het moeilijk om zeker te weten of u de juiste investeringsbeslissingen neemt of hoe u de beschikbare middelen het beste kunt gebruiken.

Ten tweede kan het onverwachte obstakels opleveren, zoals inefficiënties of verstoringen die niet of niet tijdig worden opgemerkt. Vergelijk het met een schip zonder sonar. Als je alleen van bovenaf kunt kijken, zie je problemen vaak te laat om nog van koers te veranderen. Ten derde kan een gebrek aan kennis leiden tot het missen van groeikansen, iets wat je als organisatie uiteraard niet wilt.

Wanneer uw schip over sonar beschikt, kunt u obstakels detecteren lang voordat deze een bedreiging vormen en proactief handelen. Door tijd, inkomsten en uitgaven bij te houden in een ERP-systeem, zet u in feite sonar op voor uw bedrijf, omdat u hierdoor een goed beeld krijgt van lopende projecten en de bijbehorende financiën.

Zo kunt u datagedreven beslissingen nemen, effectief en snel reageren op veranderende omstandigheden en het schip aanpassen wanneer dat nodig is.

2: Efficiënte capaciteitsplanning

Een goede capaciteitsplanning is de sleutel tot succes in de zakelijke dienstverlening. Als dit ontbreekt of niet efficiënt is georganiseerd, ligt een overload aan middelen, zoals personeel of geld, op de loer. Dit kan belangrijke gevolgen hebben, vooral omdat de kennis van medewerkers van cruciaal belang is in de zakelijke dienstverlening.

Is de capaciteitsplanning niet optimaal ingericht? Dan is de kans groot dat er meer stress zal zijn op de werkvloer. Dit kan op zijn beurt leiden tot een hoger ziekteverzuim en een lagere productiviteit. Dit brengt niet alleen de voortgang en kwaliteit van een project in gevaar, maar ook het welzijn van de medewerkers en daarmee het bedrijf.

Bovendien kan een gebrek aan efficiënte capaciteitsplanning ook leiden tot vertragingen en kostenoverschrijdingen. Want als middelen niet effectief worden ingezet, kan de planning snel achterlopen op schema en kunnen de kosten snel oplopen.

Met een goed ERP-systeem kunnen organisaties middelen en medewerkers aan projecten toewijzen op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid. Dit voorkomt niet alleen overbelasting, maar draagt ​​ook bij aan talentmanagement door ervoor te zorgen dat ‘alle hens aan dek’ op de juiste plek zit. Dit komt de medewerkerstevredenheid ten goede en zorgt ervoor dat organisaties hun operationele processen efficiënter en effectiever kunnen inrichten.

3: Informatie over tijdsbesteding en projectmanagement

Het bijhouden van de tijd en het beheren van projecten is in veel organisaties een probleem. Met name MKB-organisaties hebben dit vaak niet efficiënt georganiseerd. Ze gebruiken vaak nog Excel-spreadsheets. Hierdoor is het een tijdrovende klus die medewerkers graag uitstellen.

Het uitstellen van deze regering lijkt misschien geen onmiddellijke impact te hebben op het bedrijf, maar dat is zeker wel het geval. Als de tijdregistratie niet actueel wordt gehouden, kan dit leiden tot onvolledige of onjuiste facturen. Dit kan zowel klanten als de organisatie zelf schade berokkenen.

Bovendien leidt een onvolledige tijdregistratie tot een gebrek aan kennis van de werkelijke kosten of status van een project. Hierdoor ontstaat het risico dat projecten vertraging oplopen of dat de kosten veel hoger uitvallen dan begroot.

Een robuust ERP-systeem vermindert de administratieve lasten rondom tijd- en projectmanagement. Hiermee kunnen medewerkers eenvoudig uren registreren en kunnen managers de voortgang van het project volgen. Het resultaat is dat projecten op tijd en binnen budget worden afgerond, zonder verrassingen achteraf. Zo kunt u zich als organisatie concentreren op de kernactiviteiten en strategie.

Conclusie: stop het schip niet

Om als zakelijke dienstverlener het hoofd boven water te houden in deze competitieve en steeds veranderende markt zijn effectief projectmanagement en efficiënte resourceplanning essentieel. Door te investeren in de juiste tools en daarmee processen te optimaliseren, kun je als organisatie snel inspelen op veranderingen, concurrentievoordeel behalen en groei realiseren.

Bovendien zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve taken en kunnen deze optimaal worden uitgevoerd. Het resultaat? Een wendbare organisatie, blije medewerkers en tevreden klanten. Daarom draagt ​​ERP aanzienlijk bij aan het succes van de organisatie.