De sleutel tot succesvolle HR-IT-implementaties

Het implementeren van een nieuw HR-IT-systeem is een uitdagende en complexe taak. Dit blijkt ook uit de praktijk: maar al te vaak worden de geplande doelen niet gehaald. Pieter Jacobs en Soukayna Maqdache van Capgemini Invent leggen uit hoe een mensgerichte aanpak, waarbij prioriteit wordt gegeven aan de werknemerservaring, tot succesvolle implementaties kan leiden.

Implementaties van HR-systemen zijn niet altijd succesvol. Ze komen vaak vast te zitten in lange processen waarbij projectmoeheid, veranderende omstandigheden en teamwisselingen vaak leiden tot het uit het oog verliezen van de oorspronkelijke doelstellingen. Het lanceren van het systeem wordt dan een doel op zich en met betrekking tot het Minimum Viable Product komen steeds meer doelstellingen op de achtergrond.

Niet zelden is het resultaat dat er meer complexiteit is ontstaan ​​in plaats van minder.

Het is vanaf het begin duidelijk dat de projecten hoge kosten met zich meebrengen, maar beetje bij beetje lopen ze uit de hand. En probeer dan opnieuw de beoogde business case te realiseren.

Bovendien legt een dergelijke implementatie ook een zware last op de projectmedewerkers en stelt het hoge eisen aan de gehele organisatie voor alle soorten ad hoc verzoeken. En als je het goed doet, heb je nog een belangrijk veranderingsproces voor de boeg, want vooral als het om HR-systemen gaat, heeft dit gevolgen voor alle medewerkers.

Zo is het invoeren van zelfservice voor managers en medewerkers noodzakelijk maar ook ingewikkeld. Werknemers moeten tijd besteden aan het leren van nieuwe hulpmiddelen, zich aanpassen aan veranderingen in werkprocessen en cultuur, en waarschijnlijk de weerstand tegen verandering overwinnen. Om nog maar te zwijgen van de impact op IT-personeel en de integratie in het hele systeemlandschap.

EX begint bij de eindgebruiker

Het onderkennen van deze complexe uitdagingen is essentieel voor deze projecten, waarbij de sleutel tot succes ligt in het centraal stellen van de medewerker. Het concept van Employee Experience is inmiddels bekend.

Tijdens de ontwikkelings- en implementatiefase moet de redenering gebaseerd zijn op de wensen en ervaringen van medewerkers. Hoewel het een simpele oplossing lijkt, zien we bedrijven hiermee worstelen en bestaan ​​er nog steeds behoorlijk wat misverstanden over de medewerkersbeleving.

Zo horen wij regelmatig uitspraken over Employee Experience waarbij we graag de negatieve aspecten willen benadrukken van:

Hogere kosten
“Het nemen van Employee Experience als uitgangspunt verhoogt de proceskosten, omdat het doel is om iedereen tevreden te stellen, wat dus leidt tot meer personalisatie.”

Integendeel, door direct de medewerker centraal te stellen en aan het begin van het proces zorgvuldig in kaart te brengen wat verschillende groepen medewerkers nodig hebben (inventarisatie op basis van afdeling, rol, werkwijze etc.) bij welk HR-proces er minder behoefte is aan betrokkenheid. en maatwerk tijdens de implementatie. Dit leidt tot een efficiëntere en effectievere aanpak, wat uiteindelijk zelfs tot lagere kosten leidt.

goed om te hebben
“Employee experience is een ‘nice to have’.” Gebruiksgemak is ondergeschikt aan functionaliteit, dus waarom zou een systeem prettig in het gebruik moeten zijn? Het moet vooral kunnen doen waarvoor het bedoeld is.”

Gebruiksgemak is cruciaal omdat het de adoptie en effectiviteit van de systemen positief beïnvloedt. Daarom bevordert een eenvoudig te gebruiken systeem de naleving van de processen en stimuleert het gebruik ervan. Het ontwerp van het systeem en het proces eromheen stellen de gebruiker in staat om op een intuïtieve en effectieve manier de volledige reikwijdte van zijn functionaliteit te gebruiken.

Dit maakt het voor medewerkers eenvoudiger om alle HR-zaken te beheren, waardoor excuses voor het niet gebruiken van de systemen worden geëlimineerd en feitelijk een grotere efficiëntie en effectiviteit in de HR-activiteiten wordt gecreëerd.

En hoe zit het met de beheerders?
“Employee experience gaat over medewerkers, terwijl managers de meest intensieve gebruikers van HR-systemen zijn.”

Employee Experience richt zich op het creëren van een positieve en productieve werkomgeving voor medewerkers. Managers, maar ook medewerkers, spelen in dit proces een cruciale rol. Omdat managers doorgaans verantwoordelijk zijn voor het aansturen van teams en het nemen van HR-gerelateerde beslissingen, kunnen ze worden beschouwd als zware gebruikers van systemen en processen die verband houden met de werknemerservaring.

Benadrukt het belang van het afstemmen van HR-oplossingen op de behoeften en ervaringen van zowel medewerkers als managers.

Een mensgerichte aanpak

In ons werk met opdrachtgevers ervaren wij de voordelen van het centraal stellen van de medewerker binnen de organisatie en de mensgerichte manier van implementeren van het systeem:

Betere betrokkenheid van medewerkers
Wanneer werknemers het gevoel hebben dat er tijdens het implementatieproces rekening is gehouden met hun behoeften en verwachtingen, is de kans groter dat ze met het systeem zullen werken en productief zullen zijn.

Kosten- en tijdbesparing
Een goed ontworpen HR-IT-systeem dat tegemoetkomt aan de behoeften van werknemers zal de tijd en kosten voor ondersteuning en onderhoud verminderen.

Betere datakwaliteit
Een mensgerichte manier van implementeren van het HR-IT-systeem zorgt ervoor dat gegevens consistent en nauwkeurig worden verzameld. Dit leidt tot een betere datakwaliteit en uiteindelijk tot betere strategische beslissingen.

Imago op de arbeidsmarkt verbeteren
Door de medewerkersbeleving te benadrukken en essentiële faciliteiten te bieden, kunnen uw medewerkers zich concentreren op wat echt belangrijk is in hun dagelijkse werk. Hiermee geeft u een duidelijke boodschap af dat u hun behoeften serieus neemt en hun inbreng waardeert. Deze aanpak helpt uw ​​imago te versterken en helpt toptalent aan te trekken en te behouden.

Optimale coördinatie van systemen en processen.
Door tijdig medewerkersinformatie te verzamelen, wordt duidelijk hoe processen zijn georganiseerd en waar het toekomstige systeem op basis van het proces moet worden geconfigureerd en vice versa.

Drie tips

Onze eigen medewerkers vormen de basis van een mensgerichte aanpak. Drie tips:

Geef prioriteit aan de werknemerservaring
Ontdek de verschillende medewerkerreizen (onboarding, leren en ontwikkelen etc.) binnen de organisatie en maak onderscheid tussen mensen, processen en technologie zodat duidelijk is waar nieuwe technologie een rol gaat spelen en wie daarbij betrokken moet worden.

Zet mensen op de eerste plaats
Vraag medewerkers en praat met hen om te begrijpen welke rol technologie in hun werk speelt, waar deze van de grootste waarde is en waar het grootste potentieel voor verbetering ligt.

Valideer kwantitatieve gegevens met kwalitatieve gegevens.
Krijg een vollediger en dieper inzicht in de situatie binnen de organisatie door de betekenis achter de cijfers te kunnen interpreteren. De verkregen contextuele kennis helpt bij de juiste implementatie van het toekomstige systeem.

Cv

Focussen op de medewerkerservaring is essentieel voor een succesvolle HR-IT-implementatie, waarmee de HR-organisatie naar een hoger niveau wordt getild. Door een mensgerichte aanpak kunnen organisaties profiteren van een grotere betrokkenheid van medewerkers, kostenbesparingen en een sterker imago op de arbeidsmarkt.

Over de auteurs: Pieter Jacobs is directeur van de praktijk Employee Experience en Human Resources bij Capgemini Invent, Soukayna Maqdache is manager van dezelfde praktijk.