‘Importeurs moeten het belang van het IOC beseffen en daarnaar handelen’

Als inspecteur bij Skal voer ik wekelijks inspecties uit bij importeurs. Bij het importeren van biologische producten worden veel aanvullende eisen gesteld om de biologische status van een product te waarborgen. Tijdens mijn inspecties bij bedrijven die biologische producten gaan importeren, neem ik altijd de tijd om de bedrijven goed te informeren over deze aanvullende aandachtspunten. En tegelijkertijd leer ik ook iets bij elke keuring, want de biologische normen zijn voor een bedrijf hetzelfde, maar elk bedrijf en elk product heeft zijn eigen verhaal. Dat maakt mijn werk zo afwisselend!

^{© Vasilis Ververidis | Dreamstime.com}

De importeur is verantwoordelijk.
De importeur is het bedrijf dat eigenaar is van de biologische producten die van buiten de EU Nederland binnenkomen. Veel importeurs werken met een ‘first consignee’, dit bedrijf is verantwoordelijk voor de initiële ontvangst en opslag van geïmporteerde producten. Als opslagbedrijf moet u gecertificeerd zijn als ‘eerste geadresseerde’ als u producten van buiten de EU Nederland wilt ontvangen en opslaan.

TRACES: rol van de importeur en de eerste geadresseerde
Alle biologische import moet worden aangegeven in het Traces-douanesysteem. De importeur is er verantwoordelijk voor dat alles op de COI klopt. Alles moet correct zijn vóór het moment van inklaring en goedkeuring (handtekening) van het IOC door de douane. De COI kan later niet meer worden aangepast, omdat bijvoorbeeld per ongeluk de verkeerde eerste ontvanger is opgegeven. Mijn advies aan importeurs is om het controleren op COI in Traces zeer serieus te nemen. Fouten zijn snel gemaakt, maar niet te herstellen, met alle gevolgen van dien.

Na de douaneafhandeling bereikt de zending de eerste ontvanger. Deze verifieert fysiek de ontvangst en legt deze controle vast. Het zegelnummer van de container staat bijvoorbeeld vermeld op de COI en moet bij ontvangst overeenkomen met het zegel van de container en het containernummer. De ontvanger tekent in Traces of de cheque bij ontvangst wordt goedgekeurd. Het biologische product mag pas verwerkt en gedistribueerd worden nadat zowel de douane als de eerste ontvanger de COI hebben ondertekend. Het tijdig ondertekenen van landenverklaringen is een aandachtspunt voor nieuwe ontvangers en ik constateer regelmatig afwijkingen hierop.

Massabalansen en COI
Tijdens mijn inspecties bekijk ik twee massabalansen. Hieruit blijkt een bedrijf dat niet meer biologisch product achterlaat dan er binnenkomt. Zowel importeurs als eerste ontvangers moeten voor onze inspecties twee massabalansen opstellen. Voor de eerste ontvanger betekent dit het verifiëren van de fysieke bonnen voor twee verschillende biologische producten gedurende een bepaalde periode, de bijbehorende leveringsdocumenten, inclusief de bijbehorende COI’s, en vervolgens de leveringsdocumenten aan kopers. De hoeveelheden moeten kloppen. Bij een importeur kijk ik naar de financiële stroom, omdat in de meeste gevallen de importeur eigenaar is van het product. Daar bekijk ik de aan- en verkoopfacturen. Als de inspectie goed is voorbereid, kan de verificatie van massabalansen zonder problemen worden uitgevoerd. We doen ook een extra voorbeeld, dus het is belangrijk dat alle documentatie gemakkelijk kan worden gevonden en weergegeven.

Importeren is complex, onderschat het niet
De import van biologische producten is erg complex. Het is foutgevoelig en elke fout kan ertoe leiden dat een batch zijn organische status verliest. Bijvoorbeeld als de douane-expediteur bij het indienen van de aangifte vergeet documentcode C644 in te vullen in het vak bijzondere vermeldingen. Dan weet de douane niet dat de partij als biologisch is geïmporteerd en verliest deze de biologische status. Wat ik importeurs wil benadrukken is dat zij verantwoordelijk zijn voor het correct aangeven van geïmporteerde goederen, dus: wees alert bij elke stap en let op elk IOC-invoerveld!

Wilt u meer lezen over de stappen in het importproces? Lees het op deze pagina.

Voor meer informatie:
Skal Biocontrole
Dr. Klinkertweg 28a
8025BSZwolle
038 4268181
[email protected]
www.skal.nl