Aan de slag met datagedreven werken in het facilitair management

Steeds meer facilitaire organisaties hebben de ambitie om datagedreven te werken. Amber Klaassen, consultant van HEYDAY, legt ons uit welke voordelen datagedreven werken kan opleveren en welke stappen je moet volgen om er mee aan de slag te gaan.

Datagedreven werken heeft de laatste jaren steeds meer aandacht gekregen van organisaties en wordt door steeds meer sectoren geadopteerd. Wat betekent dit nu werkelijk voor het vakgebied facilitair management?

“Datagedreven werken betekent dat de besluitvorming binnen de voorziening of huisvestingsorganisatie gebaseerd is op feitelijke, kwantitatieve en kwalitatieve data op operationeel, tactisch en strategisch niveau”, begint Klaassen.

“Dit omvat het gebruik van objectieve gegevens, zoals gegevens over bezettingsgraden, binnenklimaat of onderhoudsplanning, maar ook subjectieve gegevens, zoals medewerkerstevredenheid”, legt de HEYDAY-consulent uit. “Het doel is om beter geïnformeerde en meetbare beslissingen te nemen die bijvoorbeeld bijdragen aan efficiëntie, duurzaamheid of kostenbesparingen.”

Voordelen van datagedreven werken

Volgens Klaassen kun je talloze voordelen behalen door data voor je te laten werken. Een van de belangrijkste ligt op het gebied van zogenaamde op feiten gebaseerde besluitvorming. “Data-analyse (historische data maar ook real-time of toekomstgerichte data) leidt tot betere besluitvorming.”

“Objectieve gegevens bieden een basis voor analyse en geïnformeerde besluitvorming, terwijl subjectieve gegevens de menselijke factor toevoegen, rekening houdend met de gevoelens en emoties van mensen”, voegt hij eraan toe.

Een praktijkvoorbeeld: het verzamelen en analyseren van data maakt het voor facility managers makkelijker om hun dienstverlening aan te passen aan wat de gebruiker echt wil. Bepaalde diensten kunnen ook eenvoudig worden opgeschaald of verkleind met behulp van data, waardoor een grotere efficiëntie en winstgevendheid wordt gegarandeerd.

“Data geeft facilitaire afdelingen meer informatie, kan patronen en trends helpen identificeren en geeft organisaties een completer beeld van het heden en de toekomst”, zegt Klaassen.

Ook kantoorbezetting is een mogelijk toepassingsgebied voor data-analyse. Hoeveel kantoorruimte hebben bedrijven nodig? En wat is de vraag naar facilitaire dienstverlening op welke dagen? “Door data effectief in te zetten kunnen dit soort problemen veel beter in kaart worden gebracht”, legt Klaassen uit.

Noem een ​​derde voorbeeld: data kunnen de communicatie en coördinatie tussen afdelingen verbeteren. “Het gebruik van data-inzichten op procesniveau kan leiden tot betere communicatie tussen verschillende belanghebbenden. Hierdoor kan een gemeenschappelijk begrip worden ontwikkeld en kunnen organisaties middelen effectiever gebruiken.”

Aan de slag met datagedreven werken

Als leiders binnen hun organisatie datagedreven willen gaan werken, moeten ze de valkuil vermijden om alles te snel en tegelijkertijd te willen doen. In de praktijk gebeurt dit volgens Klaassen maar al te vaak.

“Er zijn vaak meer data beschikbaar dan je denkt.”

Hij adviseert bedrijven daarom om ‘klein te beginnen’ met datagedreven werkprocessen, om eerst vast te stellen of de aanpak daadwerkelijk meerwaarde biedt. “Begin met het herkennen van mogelijkheden om data te gebruiken (zogenaamde use cases) en onderneem vervolgens passende stappen om deze use cases te testen.”

Als richtlijn kunt u de volgende stappen volgen:

Stap 1: Formuleer het doel
Een eerste stap is het formuleren van een helder gedefinieerd doel, waaruit blijkt hoe data kunnen helpen dat doel te bereiken. “Data moet geen doel op zich zijn, maar juist een middel om het doel te bereiken”, adviseert Klaassen.

Hij geeft een voorbeeld: “Stel dat het doel is om het gezondste kantoor van Nederland te creëren. In dit geval kan dataverzameling dienen om aan te tonen dat het kantoor een gezonde werkomgeving biedt.” In dit geval zijn data een instrument om bewijs te leveren.

Stap 2: Selecteer de benodigde gegevens
“Als je eenmaal een doel hebt gesteld, bepaal je welke data relevant zijn om dat doel te bereiken”, legt Klaassen uit. “Dit kunnen zowel objectieve gegevens zijn, zoals gegevens over het binnenklimaat, als subjectieve gegevens, zoals feedback van medewerkers.”

Stap 3: Verzamel en experimenteer
“Als je eenmaal hebt bepaald welke data je nodig hebt, kijk dan eerst of deze al beschikbaar zijn”, adviseert Klaassen. “Er zijn vaak meer gegevens beschikbaar dan je denkt, zoals het energieverbruik van je kantoor of het gebruik van toegangscontrolesystemen.”

Indien de data nog niet beschikbaar zijn, kan in toegankelijke vorm gestart worden met het verzamelen van de benodigde data. Klaassen: “Bijvoorbeeld door de bezettingsgraad te meten of gebruikers simpelweg te vragen naar bepaalde onderwerpen op de werkvloer. Experimenteer dus met verschillende opties.”

Stap 4: Implementeren en monitoren
Na het experimenteren in stap 3 implementeert u de door u gekozen oplossing voor gegevensverzameling. “Bekijk vervolgens de verzamelde gegevens om te bepalen of je je doel gaat bereiken”, zegt Klaassen. “Eerst evalueren of de verzamelde data waardevolle informatie opleveren. Als de data na monitoring geen adequate informatie opleveren, ga dan terug naar stap 3.”

Stap 5: Schalen en verbeteren
Als de gegevens de gewenste informatie opleveren, volgt u de laatste stap. “Breid vervolgens de door jou gekozen oplossing uit en breid deze uit naar een breder toepassingsgebied of andere locaties binnen je organisatie. Blijf de datakwaliteit monitoren en blijf groeien. “Innovatie kan hier een rol spelen, maar dat hoeft niet.”