Voorschoten en Wassenaar maken ruzie over IT-rekeningen

Bespreking tussen Voorschoten en Wassenaar over het IT-wetsvoorstel. (Foto: Voorschotense Krant)

Het wetsvoorstel ICT-banen dat Wassenaar voor Voorschoten uitvoert, zorgt voor grote onenigheid tussen beide gemeenten. De kosten zijn 117.000 euro hoger dan Voorschoten had verwacht. Dat zei burgemeester Stemerdink afgelopen donderdag in de raadscommissievergadering. Het gevolg was een geïrriteerde brief van de gemeente Wassenaar. Voorschoten wil nu eerst de samenwerking evalueren.

Sinds de splitsing van het ambtenarenapparaat levert de gemeente Wassenaar ICT-diensten aan Voorschoten. Twee keer per jaar vindt er bestuurlijk overleg plaats om de uitvoering en de financiën te bespreken. Tijdens dit overleg van november 2023 zijn geen afwijkingen geconstateerd, zoals te lezen is in de voorjaarsnotitie Voorschoten.

Wassenaar stuurde de definitieve overeenkomst in februari 2024 naar Voorschoten. Hieruit bleek een overschot van 117.000 euro. Dit kwam doordat er bij Voorschoten veel meer vergunningsaanvragen waren dan er door personele wisselingen in aanmerking waren genomen.

Geen waarschuwing
“Het kan niet zo zijn dat er intussen niet wordt gewaarschuwd dat de ICT-budgetten overschreden gaan worden”, aldus burgemeester Stemerdink. “Als een overheid diensten levert aan een andere overheid, moet er op kunnen worden vertrouwd dat relevante informatie, zoals budgetoverschrijdingen, tijdig wordt gerapporteerd. Enerzijds omdat je zo kunt bepalen of er aanpassingen nodig zijn, en zo ja, hoe. Bovendien betekent ons staatsbestel dat de gemeenteraad tijdig en volledig over dit soort zaken geïnformeerd moet worden. Omdat ik als portefeuillehouder niet door Wassenaar werd geïnformeerd, kon ik niet voldoen aan mijn actieve verplichting om de gemeenteraad te informeren. “Ik neem het serieus, want de raad moet erop kunnen vertrouwen dat dit gebeurt.”

Volgens Voorschoten heeft Wassenaar tijdens bestuurlijk overleg in april en mei aangegeven dat als Voorschoten niet zou betalen, de ICT-diensten per direct zouden worden opgeschort. Voorschoten betaalde vervolgens het volledige bedrag vanwege de grote gevolgen voor de dienstverlening aan bewoners. Het is voor de gemeente opnieuw een reden om de samenwerking te evalueren.

Brief
In een boze brief zegt Wassenaar: “Wij distantiëren ons nadrukkelijk van de passages en feitelijke onjuistheden. Het doet ook geen recht aan de jarenlange samenwerking op verschillende politieke terreinen tussen onze gemeenten… U geeft ten onrechte aan dat deze overschrijding niet tijdig aan u is aangekondigd. Verder stelt u dat de gemeente Wassenaar haar dienstverleningstaken niet zou willen uitvoeren als de rekening voor het eigen risico niet zou worden betaald.»

Vrij
Wassenaar vult aan dat Voorschoten rekening had moeten houden met de hoge kosten. “De licenties zijn simpelweg niet gratis.” Voorschoten had Wassenaar moeten informeren over de vele personele wisselingen. Wassenaar stelt verder dat er nooit is nagedacht over de mogelijkheid om de IT-diensten eenzijdig te beëindigen. “Dat betekent niet dat je gratis kunt bestellen.”

Onderzoek
Ook Wassenaar is het niet eens met de beoordeling van een adviesbureau. Burgemeester Stemerdink maakte bekend dat er eerder een evaluatie gepland stond. “Deze situatie heeft het alleen maar versneld. We hebben er al een tijdje over nagedacht omdat de IT-uitdagingen steeds groter worden. Het is duidelijk dat onze ICT-omgeving bij Wassenaar te klein is om toekomstbestendig te blijven. “De laatste tijd is duidelijk geworden dat we ons echt moeten aansluiten bij een organisatie van minimaal 350.000 inwoners om de belangrijkste ICT-taken in de toekomst goed te kunnen beheren.”

Gesprek
De uitkomsten van de evaluatie worden in het najaar van 2024 verwacht. Op basis daarvan wordt besloten welke richting Voorschoten op het gebied van ICT zal inslaan. De gemeenteraad betreurde wat er is gebeurd. Medio juli vindt een gesprek plaats tussen beide gemeenten.

Voorschoten Wassenaar