Organiseer een evenement – Gemeente Leiden

Afhankelijk van de planning kan het zijn dat u meer documenten moet aanleveren dan de minimaal vereiste documenten per evenementtype. Zie de onderstaande lijst. Deze documenten dient u ook bij uw aanvraag mee te sturen. Als de gemeente de aanvraag in een zo volledig mogelijke vorm ontvangt, kan deze snel in behandeling worden genomen.

Gazonevenement: Gazonplan

Organiseert u een evenement op een grasterrein? Bij uw aanvraag dient u dan een beplantingsplan mee te sturen. Voor de vereisten voor het gazonplan, zie het gazonplanformaat. Gebruik hiervoor dit formaat.

Zie ook het bord ‘Werken rond bomen’ voor de eisen als er veel bomen op het evenemententerrein staan. Om stoten tegen kabels en leidingen te voorkomen, mogen alleen stekkers met een maximale lengte van 30 cm worden gebruikt. Het is verboden haringen op verharde ondergronden of tussen straatstenen te plaatsen. De poster ‘Werken rond bomen’ kunt u bestellen via [email protected].

Drankjes serveren (alcoholisch)

Gaat u koude en/of warme dranken serveren op uw evenement? Gebruik dan herbruikbare tankbekers. De borg per drankje bedraagt ​​minimaal € 1,-, buurt- en straatfeesten zijn uitgezonderd van deze regel. Meer informatie over het gebruik van herbruikbare tankbekers vindt u op onze tankbekerinformatiepagina.

Gaat u alcohol schenken op uw evenement? Bij uw aanvraag moet u dan een kopie van de Verklaring Sociale Hygiëne (VSH) meesturen. Of de voorletters, achternaam, geslacht en geboortedatum van de persoon met VSH. Voor het verkrijgen van vrijstelling van de Alcoholwet is een geldige VSH vereist. Na 13.00 uur mag er alcohol geschonken worden.

Tijdelijke constructies plaatsen

Plaatst u een tijdelijke constructie groter dan 25 m², zoals een podium, tribune, feesttent of tent? Vervolgens moet u de technische plannen en constructieberekeningen meesturen met uw aanvraag. Het tentboek, podiumboek en/of tribuneboek kunt u aanvragen bij de leverancier van de betreffende tijdelijke constructie.

Installeert u een springkasteel of andere attractie op uw evenement? Voordat u een springkasteel plaatst, moet u dan bij uw aanvraag een veiligheidscertificaat overleggen. Dit certificaat kunt u opvragen bij de springkussenleverancier. Voor attracties dient u bij de aanvraag RAS-nummers door te geven. De gemeente controleert in het Attractie- en Speeltoestellen Register (RAS) of de attractie is goedgekeurd.

Beheer van serviceclusters

Heeft u voor uw evenement diensten van Cluster Beheer nodig, zoals hekwerk, parkeerverboden, extra afvalcontainers of een schoonmaakronde? U kunt het Bestelformulier Clusterbeheer invullen en bij uw aanvraag meesturen. Zie de Cluster Management Services Catalogus voor alle beschikbare services.

Verkeersplan

Heeft de organisatie van uw evenement gevolgen voor het verkeer, bijvoorbeeld omdat een weg is afgesloten? Als er omleidingsroutes nodig zijn, moet u dan een verkeersplan aanleveren. In dit plan wordt vastgelegd hoe en met welke middelen het verkeer veilig wordt geregeld. Geef op de tekening aan waar hekken of borden komen, hoe omleidingsroutes worden uitgevoerd en waar verkeersregelaars worden ingezet. Een format verkeersplan kunt u aanvragen via [email protected].

Inzet van verkeersregelaars

Maakt u op uw evenement gebruik van evenementenverkeersafhandelaars? Deze toezichthouders worden benoemd door de gemeente. Om een ​​beslissing te nemen over de afspraak dient u het evenement aan te melden via www.verkeersregulatorsxa.nl. De mensen die als verkeersregelaars bij het evenement aanwezig zijn, worden vervolgens aan het evenement gekoppeld. Maakt u geen gebruik van evenementenverkeersregelaars maar van professionele verkeersregelaars? De gemeente wil daarom graag weten wie de professionele verkeersregelaars levert.