Op zoek naar een nieuwe datum voor een mega sportevenement, hoe doe je dat? | RTL Nieuws

Aan de Marathon van Rotterdam doen ruim 46.000 mensen mee, inclusief andere afstanden zoals de kwart marathon en de kinderrace. Dat is De Kuip bijna vol. Vanwege de coronacrisis kon het evenement niet plaatsvinden op de geplande datum van 5 april, maar werd er relatief snel een nieuwe datum bekend gemaakt. Hoe los je dat zo snel op?

Voor het najaar staan ​​er al andere evenementen gepland. Bovendien zijn er 925.000 bezoekers, dus in totaal, inclusief alle bewakers en conciërges, zijn er ongeveer 1 miljoen mensen in uw stad. Een deel hiervan komt uit Rotterdam zelf, maar een groot deel komt uit het buitenland.

Is het geen lente? dan herfst

Eerst de marathon zelf. Marathons worden in de lente of herfst gelopen. In de zomer is het te warm, begint Mario Kadiks. Hij is algemeen directeur van Golazo Nederland, dat onder meer de marathon van Rotterdam organiseert. “Als de lente niet lukt, kijken we automatisch naar de herfst.”

Rotterdam is niet de enige marathon, kijk dus ook wanneer er andere grote internationale marathons op de planning staan. Om publicitaire redenen verdient het de voorkeur om niet dezelfde dag te organiseren als bijvoorbeeld de New York Marathon.

Rechten op doorgifte

Als er andere grote sportevenementen op het programma staan, kan dit ook conflicteren door verkochte buitenlandse televisierechten. De NOS zendt de marathon van Rotterdam live uit.

Als alle evenementen in het najaar plaatsvinden, gaan sporten ook met elkaar concurreren, zegt Ellen van Langen. “Je kunt niet alles tegelijk uitzenden.” Van Langen werkt bij Global Sports Communication, dat de belangen van atleten behartigt, en is meeting director voor de Shanghai Diamond League, die van mei naar augustus verhuisde.

Mogelijk moet de Shanghai Diamond League naar een nog latere datum worden verplaatst. De Diamond League is een serie atletiekcompetities voor de beste ter wereld. Van Langen zal alle details van de editie in Shanghai, China verzorgen, inclusief het deelnemersveld.

Veel concurrentie

Ook de nationale kalender is belangrijk. De Leiden Marathon koos als nieuwe datum eind november. Zo laat in het seizoen.

“Iedereen kijkt uit naar de populaire maanden”, zegt Scheffer, voorzitter van de Leiden Marathon. Hij wijst op de Marathon van Rotterdam, maar ook op de lokale Singelloop, die is uitgesteld tot september.

Een datum vóór eind oktober was niet mogelijk: te veel concurrentie zou de hulpdiensten te veel onder druk zetten, zegt Scheffer.

Accommodatie

Ook moet er accommodatie aanwezig zijn waar lopers zich kunnen omkleden, zegt Kadiks. Ook moeten er voldoende hotelkamers beschikbaar zijn voor zowel topsporters als de ruim 4.000 buitenlandse deelnemers die ook in Rotterdam racen. Daarom mag er geen grote conferentie komen, waardoor alle zalen al uitverkocht zijn.

Daarnaast moet u controleren of er wegwerkzaamheden gepland zijn. Integendeel, de gemeente houdt ook rekening met de marathon, omdat deze ook belangrijk is voor de stad Rotterdam, zegt Kadiks.

de beste atleten

Rotterdam staat hoog op de lijst van snelste marathonsteden. De beste atleten lopen ongeveer twee marathons per jaar, en daar kunnen ze pieken. Maar als alle grote marathons in het najaar worden gelopen, dan zul je als stad moeten concurreren met andere marathons.

Volgens Kadiks is het contingent toplopers zo groot dat er altijd een aantrekkelijk deelnemersveld is. Rotterdam probeert volgens Kadiks andere lopers te werven die in eerste instantie in het voorjaar zouden racen.

Maar niet alle sporters kunnen nu volop trainen, zegt Van Langen. Sommigen kunnen hun appartement niet verlaten, dus moeten ze het doen met een loopband die ze thuis hebben.

Medailles

Wat gebeurt er werkelijk met de medailles en t-shirts die al zijn uitgereikt? Rotterdam had ‘geluk’. Normaal gesproken staat er een datum op de medailles, maar dit jaar, voor de 40e editie, slechts één jaar.

Dat geluk hadden ze niet in de marathon van Leiden. Ook dit is uitgesteld, maar de medailles hebben wel een datum. “Het wordt een collectorsitem”, aldus Tjeerd Scheffer, voorzitter van de Leiden Marathon.

Ook op de kleding van de vrijwilligers staat de originele datum van de Leidse marathon gedrukt. Weggooien zou niet duurzaam zijn en het zou economisch niet rendabel zijn om nieuwe kleding te bestellen, zegt Scheffer.

Veel overleg

Het organiseren van een groot evenement vergt veel overleg, legt Scheffer uit. De marathon van Leiden is kleiner dan Rotterdam, maar telt toch zo’n 15.000 deelnemers, inclusief de halve marathon en de nachtrace.

Met de komst van een nieuwe datum moesten de gesprekken opnieuw gevoerd worden. Het belangrijkste is dat u een vergunning krijgt. Dat is waar de burgemeester voor staat. De Leiden Marathon loopt door vijf gemeenten. De burgemeester van de grootste gemeente, in dit geval Leiden, overlegt namens alle gemeenten met de organisatie.

Ook de Leiden Marathon wordt op provinciale wegen gehouden. Daarom is het ook noodzakelijk om met de provincie te overleggen over de datum en uiteraard het traject, ook in relatie tot de werkzaamheden.

Hulpdiensten

Volgens Scheffer hecht de burgemeester groot belang aan het advies van de hulpdiensten. Zo moeten brandweerlieden overal bij kunnen en zorgt de politie voor de veiligheid en helpt ze vaak wegen af ​​te zetten.

Dan is er ook nog de medische kant. Denk hierbij aan Rode Kruis-mensen langs de route bij hulpposten. Nog belangrijker is het gebied rond het doel, zegt Scheffer. Er zijn verpleegsters, paramedici en artsen.

Er is zelfs een klein ziekenhuis gebouwd, met tussen de 8 en 12 bedden en allerlei apparatuur om oververhitte lopers (normaal gesproken is de marathon van Leiden begin mei en dan kan het warm zijn) af te koelen of eventueel weer tot leven te wekken.

Sponsoren

Gelukkig gaven de sponsors in Leiden, Rotterdam en Shanghai niet op. Van Langen weet dat dit niet vanzelfsprekend is. Hij communiceert voortdurend met de sponsors van de Shanghai Diamond League.

Kleine bedrijven lijken vaak flexibeler dan grote groepen, maar hebben zeker evenveel of zelfs meer moeite met het opvangen van omzetverliezen, zegt hij. Maar volgens Van Langen ondernemen grote groepen soms sneller belangrijke acties over de hele linie, terwijl kleinere bedrijven zich meer richten op wat wel en niet kan.

Andere datum of annulering?

Waarom werd besloten een andere datum te zoeken in plaats van de editie van 2020 over te slaan en door te gaan in 2021? “We hebben wat vet in onze botten”, zei Scheffer.

“Maar er zijn al veel kosten gemaakt die dan weer verloren gaan. Als je het dus financieel niet kunt veroorloven om volgend jaar weer van start te gaan, loop je het risico dat het evenement helemaal moet stoppen”, zegt hij.

Daar zit ook een morele kant aan, zegt Scheffer. “Je wilt iets aanbieden waar de lopers voor betaald hebben, zeker voor de 30e keer, de jubileumeditie.”