Onderbetaalde energietoeslag: lessen uit Apeldoorn

In de gemeente Apeldoorn ging afgelopen winter het mis met de automatische uitbetaling van de energietoeslag. Sommige bewoners kregen ten onrechte geen energiesubsidie, anderen wel. De gemeente heeft onderzocht wat er mis is gegaan. De belangrijkste conclusie? “Het is noodzakelijk om meer controles in deze processen op te nemen.”

Laten we even teruggaan naar begin december 2023 in de gemeente Apeldoorn. Er is voor gekozen om de energietoeslag van dat jaar zoveel mogelijk automatisch uit te betalen aan inwoners met een laag inkomen. Op deze manier wil de gemeente de regeldruk beperken en de drempel voor een aanvraag wegnemen. De inkomensgegevens die als basis dienen voor de automatische betalingen zijn afkomstig van het Inlichtingenbureau.

Kort na het uitbetalen van het tweede deel van de subsidie ​​ontdekte Apeldoorn dat er iets mis was. “Er zijn fouten gemaakt bij de verwerking van deze gegevens door de gemeente.” Hierdoor heeft de ene groep bewoners ten onrechte geen energiesubsidie ​​ontvangen en een andere groep ten onrechte wel een energiesubsidie.

‘Complexiteit en omvang worden onvoldoende onderkend’

De gemeente heeft daarop een onderzoek gelast naar de fout die heeft plaatsgevonden, blijkt uit een brief van de gemeente. Verkeerd verstrekte mappings zijn het resultaat van menselijke fouten in de gegevensverwerking. Uit het onderzoeksrapport Doing the Good Well blijkt dat Apeldoorn meer rekening had moeten houden met de complexiteit en omvang van deze opgave. “Er is onvoldoende inzicht in de complexiteit en omvang van de bestandsanalyse die moet worden uitgevoerd, en vooral van de daaropvolgende verwerking.”

Meer controle nodig

Ook had er meer controle ingebouwd moeten worden om fouten bij de nabewerking van het databestand te voorkomen. “Hier concluderen we dat er geen verificatie van het werk zelf heeft plaatsgevonden, geen peer review (vier ogenprincipe) en geen willekeurige verificatie op regelniveau in het dossier”, aldus de onderzoekers. ‘Er zijn enkele controles geweest op dossierbreed niveau, maar die hebben geen fouten opgeleverd door wijzigingen binnen het dossier. Gezien de hoeveelheid handmatige nabewerking, de bestandsgrootte en de relatieve snelheid waarmee dit werk moest worden uitgevoerd, is meer zorg vereist. Ook voor de proceseigenaar is dit een aandachtspunt.’

aanbevelingen

Er zijn aanbevelingen gedaan om dit soort situaties te voorkomen. Voer net als bij een nieuw proces of grote aanpassingen aan een bestaand proces altijd vooraf een risicoanalyse uit op basis waarvan beheersmaatregelen worden vastgesteld. ‘Zorg er ook (of vooral) voor dat er bij het werken op basis van vertrouwen voldoende monsters zijn die fouten kunnen voorkomen of corrigeren.’ Investeer in meer ‘professionalisering van procesmanagement en in specialistische werkzaamheden door specialisten’.

Algemene waarschuwing

Hoewel de energietoeslag 2023 qua uitvoering een vrij uniek proces was, lezen de bevindingen en aanbevelingen volgens de raad ook als een algemene waarschuwing. ‘Voor een goede balans tussen professionaliteit en vertrouwen enerzijds en interne controle, implementatiemanagement en risicobewustzijn anderzijds. Deze schijnbare tegenstrijdigheid moet voortdurend worden overwonnen en is steeds meer de spiegel van ons handelen. Deze zaak maakt ons daar opnieuw bewust van”, schrijft het gemeentebestuur.

Vrijwillige terugbetaling

Bij de groep die de aanvulling niet ontving, werd de fout snel gecorrigeerd en ontvingen zij deze binnen enkele dagen. De tweede groep, die per ongeluk geld ontving, ontving een brief. Er werd uitgelegd dat de gemeente het geld niet terug zou eisen. De gemeente vond dat bewoners geen slachtoffer mogen worden van haar fout. En Apeldoorn wilde ook voorkomen dat mensen aarzelen om een ​​uitkering aan te vragen. Er werd echter uitgelegd hoe mensen het geld vrijwillig konden teruggeven.

Niet vaak terugbetaald

In totaal ontvingen 824 inwoners van de gemeente Apeldoorn energiesubsidies terwijl zij daar geen recht op hadden of te veel subsidies ontvingen. In totaal werd 565.900 euro onterecht betaald. Tot nu toe hebben 48 buren het geld teruggegeven.

Apeldoorn nam tevens de uitbetaling van de energietoeslag voor de gemeenten Brummen en Epe over. In die eerste gemeente werd in totaal 39.200 euro onterecht betaald. Tot nu toe hebben 2 bewoners het bedrag vrijwillig teruggegeven. Apeldoorn stemde ermee in de kosten van de ongerechtvaardigde betalingen in Brummen te dragen. In Epe heeft de betaling pas begin 2024 plaatsgevonden en zijn er geen fouten gemaakt.

Gelabeld met: Apeldoorn, energietoeslag, bedrijfsvoering, implementatie Geplaatst onder: Zakelijk, Bestuur, Energie, Sociaal